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Freitag, 20. Januar 2017

Die wichtigsten Regeln für den Messeerfolg - Teil 2

Der Erfolg eines Messeauftritts misst sich an seiner Rentabilität. Deshalb muss eine Messebeteiligung sorgfältig geplant und strukturiert werden. Kalkuliert man sauber, dann stellt man schnell fest - eine Messebeteiligung ist teuer. In Teil 1 der wichtigsten Regeln für eine erfolgreiche Messebeteiligung wurden bereits die Auswahl der Messen sowie die Budgetierung und Ausschreibung des Messeprojektes beschrieben. In Teil 2 werden weitere Erfolgsfaktoren beschrieben.

Die wichtigsten Regeln für den Messeerfolg

Einladungsmanagement für Kunden und Interessenten

Ein sorgfältig geplantes Einladungsmanagement sorgt dafür, dass man den Erfolg für die Messeteilnahme in die eigene Hand legt. Kunden und Interessenten gilt es, proaktiv anzusprechen. Messen bieten eine preisbewusste Möglichkeit für Aussteller und Besucher, den Markt und die Marktteilnehmer persönlich kennenzulernen. Zwar fallen auch hier Reisekosten an, aber in Relation zu einem Besuch durch den Vertrieb bei all diesen Firmen sind diese überschaubar. Deshalb sollten im Vorfeld sämtliche Register gezogen werden: Einladungen per Post, per E-Mail und in sozialen Netzwerken. Vor allem mit wichtigen Kunden und Interessenten sollten feste Termine vorab vereinbart werden. Mit einer abgestimmten Terminplanung bleibt ausreichend Zeit für ein entspanntes persönliches Gespräch.

Anfahrt und Übernachtungen

Die meisten Messeregionen sind perfekt vorbereitet auf den Ansturm zu den jeweiligen Veranstaltungen. Sie halten die notwendigen Kapazitäten bereit. Doch je früher Hotelzimmer, Flüge oder Mietautos gebucht werden, desto günstiger ist dies in der Regel. Mit vorausschauender Planung können damit die Kosten für die Messebeteiligung gesenkt werden.

Es gilt auch: Je näher das Hotel bei der Messehalle steht, desto einfacher und angenehmer das Handling vor Ort. Auch bei der Anfahrt können Unannehmlichkeiten wie Staus dank guter Planung weitgehend vermieden werden.

Personal buchen und briefen

Neben dem eigenen Personal sollte für den Service am Messestand auch über die Buchung von Messehostessen nachgedacht werden. Dies ist nicht selten preiswerter, da oft Anfahrts- und Hotelkosten wegfallen. Sowohl für eigene Mitarbeiter als auch externes Messepersonal muss ein präzises Briefing erarbeitet und im Idealfall auch noch eine Schulung abgehalten werden. Von den Aufgabenbereichen, dem Auftreten gegenüber Messebesuchern und der Kleidung sollte hier alles beschrieben sein. Was man vorher klärt, sorgt später nicht für Probleme.

Zeitnahe Nachbearbeitung der Messekontakte

Zum Prozessablauf für einen erfolgreichen und profitablen Messeauftritt gehört die zeitnahe Nachbereitung der Veranstaltung. Direkt nach der Veranstaltung zählt es, die Kunden und neue Kontakte anzugehen und Abschlüsse zu erzielen. Die meisten Geschäfte werden im Anschluss und nicht direkt auf der Messe abgeschlossen. Jetzt also noch mal die Ärmel hochkrempeln und voll durchstarten – dann steht dem Erfolg nichts mehr im Wege.

Abschlussbewertung des Messeauftritts

Diese Reflektion ist extrem wichtig. Zeitnah nach der Messe können sämtliche Prozesse begutachtet und bewertet werden sowie Verbesserungen für die kommenden Veranstaltungen erarbeitet werden. Damit nichts vergessen wird sollten alle Punkte, die nicht optimal oder auch sehr gut gelaufen sind, schriftlich festgehalten werden. Kleine Notizen reichen oft aus, dass mit etwas zeitlicher Distanz dennoch nichts verloren geht.

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Michel Rijnberg
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