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Mittwoch, 1. Februar 2017

Zum Jahresstart die optimale Messevorbereitung

Der Jahresstart ist stets der passende Zeitpunkt, sich über die Optimierung der Messebeteiligungen Gedanken zu machen. Denn neben der reinen Präsenz auf dem Messestand gibt eine ganze Anzahl an Erfolgsfaktoren, die verantwortlich für die Erreichung der Marketingziele mit dem Instrument „Messe“ sind.

Messestand Design - Planung

Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren ist die Planung im Vorfeld der Messe. Denn Erfolg ist planbar! Deshalb sollte im ersten Schritt geklärt sein, welcher Besucher was auf dem Messestand erleben soll – was nichts anderes bedeutet, dass man seine Ziele im Rahmen der Messeplanung fixiert.

Im Folgenden möchten wir Ihnen einige Tipps für die erfolgreiche Vorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung Ihres Messeauftritts geben. Denn neben der reinen Präsenz auf Ihrem Messestand zählen viele Faktoren zur Erfolgsformel, mit der Sie Ihre Marketingziele erreichen.

Welche Art von Kontakten sollen am Messestand erreicht werden? Aus welchen Unternehmensarten und -größen sollen die Kontakte stammen und welche Positionen im Unternehmen sollen angesprochen werden?

Im nächsten Schritt wird definiert, ob auf der Messe Bekanntheit aufgebaut, Imagepflege betrieben oder knallhart verkauft werden soll. Das ist auch entscheidend für die Planung des Messestandes. Für Information und Verkauf bedarf es vor allem Sitzgelegenheiten, Computer-Arbeitsplätze und Verkaufsunterlagen mit Preislisten. Zur Imagepflege sind Catering und Lounge-Atmosphäre wichtig. Für maximale Reichweite empfiehlt es sich, zusätzliche Promotoren/Hostessen und flankierende Maßnahmen wie Gewinnspiele einzuplanen.

Hinweis und Einladung

Zum Messeauftritt sollten in jedem Fall sämtliche Kunden und vor allem potenzielle Käuferschichten eingeladen werden. Vor allem sollten auch Bestandskunden eingeladen werden, die die Messeaktivitäten des Unternehmens schätzen lernen und bewerten sollen. Viele Fachmessen bieten dafür kostenlose Eintrittscodes, mit denen Kontakte gezielt zu einem Besuch auf Ihrem Messestand eingeladen werden können. Bei Publikumsmessen wird häufig angeboten, bestimmte Mindestmengen an Eintrittscodes abzurechnen oder es werden attraktive Rabattierungen angeboten.

Nicht zu vergessen sind die häufig angebotenen kostenlosen Werbemittel der Messeveranstalter wie Besucherprospekte, Banner und Plakate. Damit kann zu minimalen Kosten eine maximale Reichweite aufgebaut werden. Die Messen selbst regelmäßig eigene Werbemittel wie Newsletter, Programmhefte und Presseservices an. Darüber können auch eigene Produktinformationen oder Neuvorstellungen angekündigt und beworben werden. Wichtig auch, in den Massenmedien zu erscheinen und die Listung in Katalogen und Online-Verzeichnissen.

Am kostengünstigsten sind die eigenen Medienkanäle. Standard sollte das Beilegen von Einladungen in den eigenen Mailings und Rechnungen. Links von der eigenen Website, dem Newsletter und von den eigenen Social Media Seiten auf den Messeauftritt oder das Ausstellerverzeichnis runden die Bewerbung ab. Man wird öfter gefunden, generiert Backlinks auf den eigenen Internetauftritt und demonstriert auch in der Online-Welt Professionalität.

Messe-Profis beauftragen im Vorfeld der Veranstaltung Call-center, die Top- und Wunschkunden gezielt zur Messe einladen. Der Messeveranstalter kann in dieser Hinsicht häufig weiterhelfen. Oft bestehen dort hervorragende Kontakte zu Dienstleistern oder sogar Angebote für co-branded Services.

Stichworte: Werbemittel der Messe, Eintrittscodes, Print, Online, Mailings, Social Media, Call-center

Einsatz neuer Massenmedien

Verfügt die Messegesellschaft über eine Facebook-Seite, eine Xing-Gruppe oder einen Twitter-Kanal? Es empfiehlt sich, dort eine kostenlose Vernetzung herbeizuführen und die eigenen Produkte oder Dienstleistungen anzubieten. Der Verteiler für die die eigenen Pressemitteilungen sollte auch den verantwortlichen Kommunikationsleiter der Messegesellschaft beinhalten, der diese veröffentlichen kann. So hat man neben den klassischen Massenmedien weitere spannende Kommunikationskanäle, die Informationen und Meldungen aufnehmen und verbreiten.

Stichworte: Katalog, Pressemitteilungen, Verzeichnisse, Website, Social Media

Früh und offensiv Flagge zeigen

Bereits auf den Zugängen zum Messegelände, in den Hallenzugängen und in der Messehalle stehen zahlreiche Werbeflächen zur Verfügung. Über diese Positionen können Kunden direkt auf den Messestand gelotst werden. Die Angebote der Messegesellschaften reichen von Plakat, über elektronische Displays bis zu Floor-prints. Attraktive Sponsoring-Angebote decken die ganze Bandbreite an aufmerksamkeitsstarken Werbeflächen ab.

Promotoren und Hostessen am Messestand, im Eingangsbereich und auf dem Außengelände können gezielt auf die Messepräsenz aufmerksam machen. Gewinnspielkarten können verteilt werden, die am Messestand ausgefüllt eingeworfen werden müssen. Auch ein Sofort-Gewinnspiel am Messestand lockt zusätzliche Interessenten an. Catering-Gutscheine oder ein eigenes Messestand-Catering sorgt garantiert für hoher Zulauf.

Ein weiterer entscheidender Faktor ist die Gestaltung des Messestandes. Aufmerksamkeit schaffen, Flagge zeigen und alle verfügbaren Flächen nutzen. Auch ein relativ simpler Systemstand lässt sich durch Plakate, Fahnen und zusätzliche Aufsteller attraktiv gestalten. Und letztlich ist die Standposition die Königsdisziplin. Frühzeitig buchen und zusätzlich von Frühbucherrabatten profitieren. Belebte Mittelpositionen und die direkte Nachbarschaft zu relevanten Foren oder Themenparks, direkt am Eingang oder an wichtigen Hallenübergängen sind die optimalen Standflächen. Manchmal ist auch eine Position direkt gegenüber dem Wettbewerber sinnvoller, als am anderen Hallenende.

Stichworte: Werbeflächen, Promotion-Teams, Gewinnspiele, Demos

Nachbearbeitung

Nach der Messe beginnt der eigentliche Vertriebsprozess. Von jedem Messekontakt sollte eine Visitenkarte oder sogar interessenspezifische Informationen gesammelt werden. Im Zeitraum der ersten 14 Tage nach der Messe gilt es, sämtliche Kontakte in die eigene Adressdatenbank zu überführen und diese mit den zugesagten oder gewünschten Informationen zu versorgen. Dafür unbedingt zu jedem Kontakt individuelle Notizen machen und - wenn möglich - an regionale Vertriebspartner übergeben. Newsletter-Abonnement und Bedarf an persönlicher Beratung sollten in jedem Fall nachgefragt werden. Nach den mannigfaltigen Eindrücken eines Messebesuches ist es für viele Menschen notwendig die Informationen noch einmal zu filtern.

Wenn das Einladungs-Management des Veranstalters genutzt wird, besteht häufig die Möglichkeit genau nachzuverfolgen, welche Einladungen angenommen wurden, wer sich registriert hat, aber nicht auf der Messe war oder wer auf der Messe war, aber den Messestand nicht besucht hat. Diese Kontakte gilt es unbedingt nachzubearbeiten.

Ebenso sollte man sich bei allen Besuchern des Messestandes und Teilnehmern der Gewinnspiel-Aktionen zu bedanken. Stets verknüpft mit der einfachen Möglichkeit, einen Kontakt herbeizuführen, sich für Ihren Newsletter zu registrieren oder ein Beratungsgespräch zu vereinbaren.

Jede Adresse, die einmalig Interesse an den Produkten gezeigt hat und die sich im Verteiler befindet, kann auch lange nach dem eigentlichen Event zu einem Verkaufserfolg führen. Deshalb stets unbedingt die Einwilligung zur Zusendung von Informationen zusagen lassen und die Kontakte auch langfristig bearbeiten.

Hinweis: Wer keine Informationen möchte, einer Zusendung widerspricht oder generell keine Kontaktinformationen preisgeben möchte, der will definitiv auch nicht angesprochen werden. Diese Entscheidung ist unbedingt zu respektieren! Wer im Gießkannen-Prinzip alle Informationen an alle versenden, kann sicher sein, dass dies unvorteilhaft auf den Absender zurückfällt. Attraktion begeistert, Penetration schreckt ab und verärgert!

Stichworte: Leads qualifizieren, gezielte Informationen zusenden, Eintrittscodes auswerten, Mailings starten

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Michel Rijnberg
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